企业管理

让企业内部信息沟通更顺畅

发布:人众人 人气:1423 次 时间:2013/1/16 11:43:00 关闭 打印

   从新加坡来到中国的Leung Deng刚刚加入一家本土财经日报。由于该日报成立不久,建立社会网络的过程非常辛苦。但是最让Leung Deng感到头疼的事情却是经常做"白工"。 往往当她按照确定的选题做完资料整理之后,才被告知这个选题其他采访组已经基本完成了。这让她感觉非常无奈。

  在工作中,这种信息沟通不畅的现象并不少见。对于造成这种现象的原因,世界经理人网站的用户们提出了自己的看法。
  E化办公的原罪?员工的错?还是管理出了问题?

  来自可口可乐公司的"daniel"指出,这样的问题在每个公司多多少少都有。这因为是受到了E化办公的限制。有时候各个部门经常为一件事情"踢皮球",很简单的一个问题会发送很多个邮件,还是不能得到解决。深圳市佳创视讯技术有限公司的"真水无香"也认为只靠电子化沟通不够。电子化固然有一定的好处,如有据可查,能明确责任,能把知识留在公司内等等,但也有一些不好的地方。

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  沈阳太鼎企管顾问有限公司的"Ani"和上海华易动物保健品有限公司"玉(小鱼)"等用户则认为员工的态度决定他们的行为,员工对待工作的态度不端正也是导致信息沟通不畅的原因之一。 "玉(小鱼)"的经验是态度决定一切,企业的成功是集体的智慧。上海优科电脑有限公司的"Chiefun Kwok"认为如何解决沟通的问题,技术不是最重要的,重要的是每个人的想法和态度。如果员工不愿意沟通合作,管理流程再先进,IT系统再完善,也无法使大家都坐在一起沟通,一起协作。

  还有一些用户认为信息沟通不畅的根源在于企业的管理者和管理体系。启先文化发展有限公司的任培文的看法是,企业出现问题,首先应该是企业管理者本人出了问题,如果不能很好的发觉企业管理者的问题,桥梁就不通,就成了隔离企业员工的墙,如果不反省企业管理者自己本身的问题,只会弄巧成拙,就谈不上解决企业所面临的责任不明确、沟通不畅等问题。一汽轿车股份有限公司的"睿智者"指出,信息沟通不畅,在很大程度上是管理者不希望让权力共享。

  为了帮助大家解决上述种种原因造成的信息不通畅的现象,用户们纷纷慷慨献策。

  沟通的本质是需求
  常州中天焦化有限公司的"双刃剑"认为,我们讲沟通首先要明确为什么要沟通,只有存在真正的、不同形式的需求,那么沟通才具有其现实性。有效的沟通必须存在于系统中的硬环境与软环境,所谓硬环境是指系统中应功能组合所产生的部门对信息流的需求,这对有形产品生产及部门功能较强的系统是非常重要的,且完全可以通过制度化管理来得以实现。所谓软环境是指系统产品中无形劳动成果含量(脑力劳动)的多少、员工技能知识水平高低、工序的细分程度等,这对沟通的有效性会产生很大影响。

  多渠道全方位的交流
  更加灵活多样的沟通方式 目前E化办公已经成为企业普遍采用的办公方式。这种办公方式较之传统形态来说,在节约资源、提高效率等多方面都有很大的优势。但是"Daniel" 发现,有时候几句话能够说清楚的问题通过电子邮件沟通却颇费费力。他认为,有些问题更适合面对面的沟通或者需要更特殊的沟通环境。

   "真水无香"指出,电子化办公能够明确责任固然是好的,但是不是所有的事情都能明确,也不是所有的事情都必需要明确,如果片面追求明确责任,就会带来一些负面的效应。比如:一些突发性的事故会没有人处理,人们不敢主动的帮助别人等等。过于依赖网络系统,一方面会造成信息发出和接收的时差;另一方面,员工利用网络回避问题,或者将事情推给别人。该用户认为,想从根本上解决这些问题,一方面要不断地去优化工作流程;另一方面,要有处理非常规问题的机制,拓宽交流的渠道。

  统一开放的沟通平台和系统化的工作流程 杭州利尔达单片机技术有限公司的"Dhc"的经验是,建立内部共享的沟通平台,部门之间,即使不在同一个地区的各个部门,都可以同样有效地传递信息。即便同事们分布在各个不同的地区,但仍然感觉身处在同一个办公室里。

  用户"xuezheng"的意见是,首先要建立一个平台,创造一个可以快捷高效沟通信息的条件。然后落实责任,每个人的工作完成后都要上平台,可以规定一定要将工作计划、报告、总结、评估、完成实绩都要每个人自己输入平台,只有全部输入平台才能算完成工作。接着对平台内容进行分级共享。最后每半年对平台信息进行梳理维护,保留重要内容并作好索引便于查找考核评估。

  东阿阿胶集团的"浩儿"提出应当建立信息共享系统,让所有不涉及企业机密的信息共享,使各环节都了解企业的整体状况。

  东方通信的"湄湄" 认为要建立信息管理系统。包括企业业务信息种类、信息流的控制、考核方法等。信息管理系统应该根据企业的实际需求来建立,管理流程的合理性是关键。

  汇众水处理设备有限公司的阳华衡,建议建立工作联络制,加强沟通管理。建立工作联络制,将工作流程形成文字性的东西,各流程操作员进行确认和签字,以免造成出了事情没有责任或出了事情大家的责任。加强沟通管理,每一次沟通都应该记录在案,让所有员工养成记录的习惯,以便回复和工作安排。

  完善管理 为沟通护航
  以管理者为切入口 美源洗染有限公司的"别理我"的看法是,使用E化管理会造成一定的依赖性,然而最重要的是管理人员的素质问题,不解决人事上的管理就难以进行顺畅的E化管理。任培文认为解决企业部门之间的不畅通,应当从关键地方企业高层的管理者入手,只要高层搞顺了,中层、下层就好解决。如果高层沟通问题不能解决,那一切白搭。

  一汽轿车股份有限公司的"睿智者" 指出,当今的社会是信息社会,拥有信息的部门或人员就拥有了权力。解决沟通的问题,除明确职责外,还应解决部门的领导者的思想问题,去除其思想深处的权力占有欲,树立起合作开发的意识。什么样的领导带出什么样的兵,只有思想上发生变化,一些相应的例会制度、报告制度等沟通方式才能起到有效的作用。

  深圳瑞霖医药有限公司的"心涛"提出要完善管理制度,首先完善各部门各岗位的职责,并建立考核体系;确定报告制度,定期向上级及相关部门报告工作信息;建立例会及公文发布制度;建立网上办公系统,做到资源共享,并建立相应的制度进行管理;上述各项制度均与绩效考核体系挂钩。 在中信实业银行的"无敌小雄"看来,最主要、最重要的首先是管理高层在内部沟通问题上所起的作用。高层管理者的重要职责之一就是创造良好的内部沟通氛围,并身体力行,保持与各级员工的有效沟通。但遗憾的是,有些企业高层忽视了自身的作用,在沟通方面做得不怎么样,却一味指责下属缺乏沟通。

  明确工作职责 上海大承生物制品有限公司的"WammerZhu" 提出要重新建立政策的权威。以高层领导牵头,人力资源部和部门经理们审查业务流程和组织结构,复核职位设计,将各岗位职责明确化,并配合相应的薪资架构和奖惩措施。具体操作时可能需要杀鸡儆猴,并引入新人来形成"鲶鱼效应"。 在上述政策已经比较明确的前提下,保持信息畅通已经成为员工做好工作的条件之一,这时加以适当的引导和培训,让员工使用现成的信息平台就成为可能了。

  大连航太医疗设备有限公司的"航太人"认为明确责任不能光停留在口头上,也不能满足于列出岗位描述,必须要在出现新问题时及时更新责任的界定和任务的分配,在布置工作时应当更细致到位。所有信息的沟通都应该在下一步的工作流程中,明确为什么而沟通信息,比如某项工作的需要。信息发给不需要的人是没有意义的。工作流程也要不断修订,这样信息沟通就清晰多了。

  全面"雕塑"你的员工
  加强培训 上海优科电脑有限公司的"Chiefun Kwok"认为解决员工的态度问题,需要HR部门来从中协调,企业高层主管更要以身作则,为公司员工进行素质、团队合作、企业文化等各种类型的培训。提高大家的认识端正大家的态度。

  沈阳太鼎企管顾问有限公司的"Ani"()提出可以通过拓展训练迅速改善员工之间沟通协作的态度和能力。

  汇众水处理设备有限公司的阳华衡则指出管理层要主动推行团队合作的训练,大家都不要去"以为","以为"和个人主义都是沟通的敌人。

  东方通信的"湄湄"认为企业成员的理念的更新也是解决这个问题的方法之一。信息是现代企业的一个重要的资源,影响着部门、人在企业的价值。改变人的观念,创造出共享信息的理念,尤为重要。

  营造良好的工作氛围 郑州道格信息技术有限公司的"victor-king"指出,沟通出现问题与企业整体工作氛围有关。

  湖南省国际经济技术发展有限公司的"zengchongzhen"的观点是,良好的工作氛围有利于信息沟通。因此必须在企业内部培植坦诚、沟通、协作的文化氛围,让员工乐于沟通,使个人与团队都得到提升,成为快乐工作的需要与习惯。

  东阿阿胶集团的"浩儿" 认为除了加强对各部门服务意思的灌输和考核,重点灌输整体团队意识,为员工创造乐意沟通的氛围也是很重要的。

  用户"碧境科技(BEGIN) "的看法是,解决企业部门之间信息不畅通是企业的一项系统工程,综合考虑才能够从根本上解决问题。公司首要的是要建立共同的发展愿景,从根本上解决员工之间的沟通问题;其次是要建立公平的竞争机制,员工的心态才能够平衡,才愿意自觉和主动地进行沟通;更为重要的是,要通过日常要工作过程,来培养良好的工作习惯和合作的工作文化,培养主动承担责任的精神。

  有效沟通的"三笑"原则
  来自NCEPU产业集团的"susan99"认为要做到有效沟通,需要遵循三条原则。
  有效果沟通 强调沟通的目标明确性。通过交流,沟通双方就某个问题可以达到共同认识的目的。
  有效率沟通 强调沟通的时间概念。 沟通的时间要简短,频率要增加,在尽量短的时间内完成沟通的目标。
  有笑声沟通 强调人性化作用。 沟通要使参与沟通的人员认识到自身的价值。只有心情愉快的沟通才能实现双赢的目的。

标签: 领导力 执行力 绩效
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