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真正的成功者,如何高效的自我管理

来源:人众人 人气:1627 次 时间:2012/7/13 10:08:02 关闭 打印

   真正的成功者,管理事情而非管理时间。确定什么是你生活、工作中最重要的,把它们写在纸上、记在心上,并坚持每天这样做。若能养成每天列出“当日必须完成的3件最重要的工作”的习惯,你的每一天将更有收获。

高效的自我管理


   
   不知道你发现了没有,当你每天有许多事情要处理的时候,往往会手忙脚乱,不知道先做哪个后做哪个,更不知道哪个可以暂时放弃不做。到最后,该做的事情没有来得及做,却把时间浪费在了一些微不足道的事情上。虽然我们也是忙了一天,但效果并不好,甚至会受到领导的批评。
   
   无论我们在生活中还是在工作中,做事情都要有技巧,要把事情分出轻重缓急、有主有次,再按照一定的规律和顺序去完成。在所要做的事情中,要先做有价值的事情。
   
   真正的成功者会依主次顺序来安排自己的生活。他们每天都会把自己当天要做的事全部列出来,并按照紧急程度和重要程度排个序。首先,用自己最大块的时间和最主要的精力来做最重要且紧急的事,如影响实现人生目标和工作进度的关键事情,或与自己工作生活息息相关的事情,只有快速高效地完成这些事情,才能顺利地进行下一步骤,这种影响着全局和目标的事情要最先完成。其次,做重要但不紧急的事,如过些天才需要的一份报告、读一本有用的书,等等。再次,做紧急但不重要的事,如朋友邀请你玩耍娱乐,如果你前两类事情都做完了,才可以做。否则,能放弃就放弃吧。最后,才做既不紧急又不重要的事情,如毫无目的地看电视、上网聊天、玩游戏等,既浪费大量宝贵的时间,又消磨人的意志。
   
   把零碎的时间分配给一些次要但必须做的事,如果都做完了还有时间的话,再做那些当天可做可不做的事情。
   
   真正的成功者,管理事情而非管理时间。确定什么是你生活、工作中最重要的,把它们写在纸上、记在心上,并要坚持每天这样做。若能养成每天列出“当日必须完成的3件最重要的工作”的习惯,你的每一天将更有收获。
  ■每天都做最重要的事
   
   查尔斯?舒瓦普是美国伯利恒钢铁公司的总裁,他的钢铁公司曾经只是一家鲜为人知的小钢铁厂,却在短短5年的时间里,一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。那么,是什么魔力使伯利恒钢铁公司得到了超常规的发展呢?
   
   当初,伯利恒钢铁公司在经营上面临诸多困难,几近破产,总裁查尔斯?舒瓦普使用了许多办法也没能使企业有起色,万分苦恼。无奈之下,舒瓦普只好找他在搞管理研究的朋友、美国效益专家艾维?利帮忙。舒瓦普承认自己懂得如何管理,但事实上结果却不尽如人意。舒瓦普对艾维?利说:“应该做什么,我是清楚的。如果你能告诉我如何更好地执行计划,我听你的,在合理的范围内价钱由你定。”
  
   效率专家艾维?利花了20分钟听完舒瓦普焦头烂额般的倾诉,艾维?利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这样东西能使伯利恒钢铁公司的业绩提高至少50%。
   
   然后,他递给舒瓦普一张空白纸,说道:“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事,然后用数字表明每件事情对于你和你公司的重要性次序。”
  
   “现在把这张纸放入你的口袋。明天早上第一件事是把纸从口袋里拿出来,做第一项,不要看其他的,只看第一项。着手办第一项事情,直到把它完成为止。然后用同样的办法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第一项,那也不要紧,因为你总是在做最重要的事情。
   
   “你每一天都要这样做。当你对这种方法的价值深信不疑之后,要求你公司里的人也这样做,这个试验你愿意做多久就做多久。然后给我寄张支票过来,你认为值多少就给我多少。”
  
   听了这个建议,企业家哭笑不得,他私下里认为这个建议救不了他的企业。但苦于没有摆脱困境的更好办法,还是在企业上下认真贯彻了专家的建议。刚开始,大家都抱着病急乱投医的心理来做这件事。慢慢地,人们改变了对这个建议的抵触态度,大家明显感到它带来的巨大实惠,都觉得工作不再像过去那样忙乱不堪、效率不高了。企业内部的一些以前看来难以克服的困难,现在也慢慢被化解克服了,企业活力再现。
  整个咨询过程不到半小时,然而几个星期之后,舒瓦普给艾维?利寄去一张万美元的支票,还有一封信。信上说从花费金钱的角度来看,这是他一生中最有价值的一课。
   
   几年后,名不见经传的小钢铁厂伯利恒一跃成为当时世界上最大的独立钢铁厂,其中艾维?利提出的方法功不可没。“把你每天要干的6件重要的事列出来,并认真完成它们”,这个看似简单的建议救活了一个濒临绝境的企业。这一管理方法被管理学界喻为“价值万美元的时间管理方法”。
   
   成功的人有一个显著的特征,就是能够判断出不同事物的相对重要程度。我们必须学会这一点,分清日常事务中,哪些是重要的并应该立即去做的。
   
   大家都知道钉子之所以可以钉入坚硬的墙壁和厚厚的木板,是因为它有个尖尖的头,可以将同样大的力量集中于一点,我们做事也是一样。其实,在我们的日常生活中,事情是永远也做不完的,要想在有限的时间内做完和做好更多的事情,就必须知道什么事最重要。明确重点,突出重心,才能在有限的时间和精力下完成最有价值的工作,达到事半功倍的效果。
   
   如果我们做事情不分主次,不管轻重缓急,把所有事情都分配相同的时间和精力,就会在小事上过分劳心费神、斤斤计较、患得患失、烦恼不已,就会荒废了大事,从而荒废整个人生。从这个意义上说,要取得成功,不断实现人生的新跨越,不在于我们一辈子做了多少事,而在于我们是否用尽全力将最重要的一件事或者几件事做好。
 实际上,有些成功者,甚至穷其一生在做一件或几件对他们来说最重要的事情。每天都做重要的事,给你带来的,将是人生的黄金。
   
   就职场而言,一个公司的使命落实到战略上,战略落实到规划,规划分解到计划,计划分解到日程。作为基层员工就应该按每件事情具体的日程要求,来安排自己的工作。每天列出工作清单就显得至关重要。
 工作清单其实很简单,就是把当天要做的事情一项一项地列出来,加上一个序号、标准、期限,一天结束后看看当天的事都完成了没有,做到位了没有,做好了没有,没有完成或没有做好的原因是什么,如何补救等。
   
   这样一来,时间长了,我们就会形成习惯,做事情有了针对性,想问题也会更加全面,而且有利于和上下游工序的配合。
   
   ■学会安排时间
   
   当天的事情务必当天完成,明天的事情今天做出打算,后天的事情今天提前想好,这样一来,就形成做事的良性循环。
   
   而有些人往往忙来忙去一天过去了,该做的事情却没有做,明天要做什么更是一片茫然。时间都浪费在不必要的地方,造成工作效率的低下。如何解决这一问题呢?那就要学会安排好自己的时间,具体要做到以下几点。
   
   1.列出当天要做的事情的清单。这样即使事情繁多也会没有遗漏。
   
   2.把当天的任务按重要程度排列,并分配到具体的时间阶段去完成。比如,9~10点,应该完成什么;10~11点,应该再完成什么……这样下来,一天的任务总会完成。
   
   3.遇到困难要想办法解决,做好一件是一件,不要难做就扔到一边。
   
   4.尽量不要在计划中插入临时性的事情。
   
   5.今天的任务不完成绝不下班。
   
   一个人的时间够不够用,全在于他自己如何安排。不管事情再多、再紧迫,还是必须有先后。给自己列一张时间清单,给每件必须要做的事情安排一个确定的时间。先做什么再做什么,一目了然。
   
   很多人做事没有计划,随意性很大,想到哪儿做到哪儿。就以开会来说,很多领导、经理就没有时间观念。经常到了下午4点,突然给下属或员工发出通知:“半小时后开会。”我们要知道,每个人都有自己的安排。临时召集员工去开一个不知主题、不明议题的会,大家没有准备,很难有针对性地讨论解决问题不说,还会打乱每个人的工作计划,降低工作效率。
 正确的做法是,将很多会的内容和安排时间都定死了。比如,每年春节上班后第二周的周五开年初计划会(有至少4天以上的准备时间);每月5日开点评会,总结上月并提出下月要求(3日报表做完,留两天做财务分析);每周一下午4点开沟通会。留给大家足够的时间准备和安排自己的时间,会议就会开得很流畅,也有效果。
   
   孙中山先生曾经说过:“中国事向来之不振者,非坐于不能行也,实坐于不能知也。”(语出《建国方略》,文中“坐”是“因为”的意思)也就是说,给自己列清单的习惯不难设计,也不难执行,关键是我们愿不愿坚持去做,是不是认为有需要。
   
   每天为自己整理一下今天、明天,甚至后天的工作内容及其进度安排,实在是一个有益、省时、高效的好习惯。时间长了,我们工作起来,就一定会变得更细致、更认真、更到位,大家合作起来也就更流畅,效率更高了。
   
   有人说过:“紧凑的一小时更胜于一天的白日梦。”“每天都做好最重要的3件事”是通往成功的“捷径”。只要我们坚持如此,不遗余力、千方百计地把它做好,就能登上成功的巅峰。请你从今天开始自我规定,列出时间清单,将心力集中在对自己最重要的事情上,让每小时都花得有价值吧。

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